Dokumentenmanagement-Systeme

Verwaltung in einem sich schnell verändernden Marktumfeld, erfordert neue Lösungen. Arbeitsabläufe stehen permanent im Fokus. Schnelle Verfügbarkeit von Informationen soll helfen die richtigen Entscheidungen zu treffen und so den Unternehmenserfolg zu sichern.
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bilden das Zentrum der Informationen im Unternehmen. Dies betrifft den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments vom Zeitpunkt der Erstellung bis hin zur Löschung oder endgültigen Archivierung.
Durch die aktuellen Technologien erfolgt die Suche nach einem Dokument in wenigen Sekunden. Die Arbeitsabläufe können mit den gewonnenen Informationen fortgesetzt werden - unabhängig vom Standort oder der Anzahl der Personen, die das aktuelle Dokument ebenfalls benötigen.

Informationen - Ihr täglich Brot

Das Wort von der Informationsgesellschaft macht schon lange die Runde. Doch schon lange ist klar, dass Informationen besitzen nicht das Einzige ist, worauf es ankommt.

Viel mehr drängen sich die folgenden Fragen in den Vordergrund:

Wo liegen meine Informationen?
Ist alles beisammen oder kämpfen Sie noch mit verteilten Datenbeständen?
Sind die Erfordernisse an Datensicherheit und Datenschutz erfüllt?
Kann ich das, was ich suche in den Datenmengen noch finden?
Welche Informationen sind besonders aufbewahrungswürdig?
Sind meine Informationen in den Strukturen untergebracht, wo sie hin gehören?
Werden Anforderungen der GoBD, der CFR 21 Part 11 oder anderer Vorschriften erfüllt?
Kommen meine derzeitigen Systeme an ihre Belastungsgrenzen?

Wie heißt es so schön: Google kennt die Antwort! Und auch in diesem Fall stimmt es. Denn die Verwaltung großer Datenmengen im Internet und die Suche nach ihnen ist jedem geläufig.

Mit einem Dokumenten-Management-System können Sie Ihre Informationen zentral zusammen führen. Sie können diese nach den Inhalten komlett durchsuchbar machen. Damit wird das Google-Prinzip auch für Ihre Emails erstmalig umfassend möglich. Auch können sinnvolle Strukturen gebildet werden. Diese erlauben Ihnen die umfassende und übergreifende Recherche nach Informationen.

Ordnung und Struktur schaffen

In jedem Ihrer Dokumente können wertvolle Informationen stecken. Doch oft ist es nicht ersichtlich, welche Informationen, sich an welcher Stelle verbergen. Wissen geht verloren, weil wir nicht finden, was wir suchen. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) schaffen genau diese Transparenz, indem Sie uns Informationen schnell und übersichtlich verfügbar machen.

Durch den Einsatz eines DMS erhalten Sie die Möglichkeit, das vorhandene Wissen in Ihrem Unternehmen zu bündeln und die notwendige Ordnung und Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bringen. Mit DMS kann der Aufwand der Dokumentenverwaltung um bis 80 Prozent reduziert werden. Unsere Wahl als passende Basis-Software: ELO professional

Dokumentenverwaltung mit ELO

ELO gehört mit über 450.000 Anwendern zum Marktführer im Bereich Dokumenten-Management-Software. Profitieren Sie von langjähriger Erfahrung und professionellem Wissen! Das bekannte Ablageprinzip von Archiv, Schrank, Ordner und Register wurde auf ELO übertragen und mit einer intelligenten Software unterlegt.

Eingescannte Dokumente werden gesetzeskonform, revisionssicher und stets wieder auffindbar abgelegt und verwaltet. Dank intelligenter Suchdatenbanken kann in Sekundenschnelle von jedem Bildschirmarbeitsplatz aus darauf zugegriffen werden. Moderne Technologien und individuelle Zugangsberechtigungen schützen Ihre Dokumente sicher vor unbefugtem Zugriff.

SpeedIndexer

Zusatzoption zur Unterstützung von halb- und vollautomatischen Ablageprozessen im Dokumenten-Management-System ELOprofessional. Der SpeedIndexer for ELO integriert sich vollständig in Ihr ELO, so dass ein durchgängiges Qualifizieren, Indizieren und Ablegen der Dokumente mit deutlich erhöhter Geschwindigkeit, verbunden mit höchstem Komfort und Zuverlässigkeit. Mehr...

Mailarchiver

Erweiterungssoftware zur rechtskonformen* und automatischen Archivierung von Emails als Direktabruf von den jeweiligen Mailservern. Suchen Sie künftig bequem in Ihrem ELO nach abgelegten Mails. In Verbindung mit unserem SpeedIndexer for ELO können die Emails auch gleich passend z.B. zu Kunden oder Projekten abgelegt werden. Mehr...

Codenamer

Serverdienst zur cleveren Vorverarbeitung von Dokumenten anhand ihres Barcodes. Der Codenamer durchsucht die Dokumente nach Barcodes und gibt die enthaltenen Informationen in der Art an ELO, dass eine weitere Verarbeitung auch vollautomatisch möglich ist. Mehr...